17 niepisana etykieta e -mail, nikt nigdy cię nie nauczył

Jeśli chodzi o e -mail, możesz pomyśleć, że wiesz wszystko. W końcu większość z nas wysyła i otrzymuje średnio 121 e -maili na dzień, Według firmy badawczej Radicati Group. Ale mimo że prawdopodobnie spędzasz znaczną część każdego dnia, pracując w swojej skrzynce odbiorczej, prawdopodobnie możesz się czegoś nauczyć. W rzeczywistości istnieje mnóstwo zasad etykiety e -mail, które regularnie unikają cię i mnóstwo innych osób na twojej liście kontaktów. Chcesz mieć pewność, że jesteś uprzejmy elektronicznie? Oto 17 złotych zasad e -maila, które prawdopodobnie nie wiedziałeś, ale musisz wiedzieć.

Odpowiedź, gdy otrzymasz wiadomość e -mail, nawet jeśli potrzebujesz więcej czasu.

Nikt nie docenia otrzymania odpowiedzi na e -mail kilka tygodni po tym. W rzeczywistości ankieta przeprowadzona przez firmę konsultantową Toister Performance Solutions wykazała, że ​​41 procent osób spodziewało się odpowiedzi e -mail od współpracowników za niecałe godzinę. (Rozpocznij opracowywanie notatek z przeprosinami do swojego działu księgowości!)

Oczywiście niektóre odpowiedzi e -mail wymagają, aby przeżuć swoje myśli i opracować zmierzoną wiadomość. W takich przypadkach rozwiązanie jest łatwe: Odpowiedz w ciągu kilku minut, aby nadawcy dowiedzieć się, że otrzymałeś ich wiadomość, ale potrzebujesz trochę więcej czasu, aby rozwiązać sytuację. W ten sposób wiedzą, że wziąłeś pod uwagę ich e -mail i po prostu ich nie ignorujesz.

2 Użyj „Odpowiedz All” z ostrożnością.

Istnieje kluczowa różnica między opcjami „Odpowiedz” i „Odpowiedz na wszystkie”. A jednak wielu użytkowników e -maili niestety nie zdaje sobie z tego sprawy. Jeśli jesteś jednym z nich, wiedz, że kiedy wybierzesz ten ostatni, każdy odbiorca, który był CC'd na oryginalnej wiadomości.

Te niepotrzebne przesłania masowe są taką plagą, istnieje potoczny termin, aby je opisać: „Odpowiedz Allpocalypse.„Więc następnym razem, gdy odpowiesz na masowy e -mail, zastanów się, kto naprawdę musi przeczytać twoją odpowiedź: cała firma lub po prostu oryginalny nadawca?

3 Jeśli chcesz odpowiedzi od kogoś, nie CC.

AE0FCC31AE342FD3A1346EBBB1F342FCB

Kiedy CC CC w e-mailu-co oznacza, że ​​„kopiujesz węgiel”-zazwyczaj wskazuje, że chcesz, aby zapętlono ich w rozmowie, ale niekoniecznie szukasz od nich odpowiedzi. I jako profesjonalista treningowy Dannielle Walz ostrzega, niewłaściwe wykorzystanie opcji CC może prowadzić do problemów komunikacyjnych.

„Korzystając z twoich kolegów w wielu e-mailach, mogą zacząć przestać postrzegać twoje e-maile i mogą umieścić je bezpośrednio w„ folderze referencyjnym ”lub„ Przeczytaj późniejszy folder ”, napisała w LinkedIn Post. „Może to prowadzić do istotnych informacji w przyszłości."

Jeśli więc oczekujesz odpowiedzi od kogoś, umieść ich adres e -mail w polu „do” i oszczędnie użyj funkcji „CC”.

4 Zrozum, kiedy i kiedy nie używać BCC.

Pole BCC jest jeszcze bardziej skomplikowane, stale unikanie nawet najbardziej doświadczonych użytkowników e -mail. Ale rozbijmy to: BCC oznacza „Kopię ślepego węglowego”, więc chociaż jest podobny do CC-ining, BCC nie wyświetla e-maila tej osoby innym odbiorcom, co oznacza, że ​​nikt inny w łańcuchu nie zobaczy, że ty włączył je.

Więc kiedy można użyć BCC? Hillel Fuld z Inc. Magazyn mówi, że dotyczy to ściśle masowych e -maili lub gdy ktoś wprowadza cię za pośrednictwem poczty elektronicznej do kogoś innego.

„W każdym innym przypadku, gdy wysyła się do kogoś i BCC, jesteś nieuczciwy, czy nie”-zauważa Fuld. „Wysyłasz e -maile na osobę X i bez nich nie wiedzisz, pozwalając osobom podsłuchiwać rozmowę. Osoba X nie ma pojęcia, że ​​ktoś inny czyta ten e -mail, podczas gdy w rzeczywistości potajemnie wysłałeś go również do kogoś innego."

5 Użyj okrzyków oszczędnie.

Łatwo jest rzucić wykrzyknik w swoich e -mailach tu i tam, ale staraj się tego nie robić. Chociaż są historycznie używane do wskazania podniecenia, w e -mailu wykrzykniki można łatwo pomylić z fonizmem lub pasywną agresywnością.

„Korzystanie z niepotrzebnego wykrzyknika w [e -mailu] może łatwo zniszczyć podstawowe znaczenie twojego tekstu” Anna Verasai wyjaśnia HR Digest. „Użyj go tylko wtedy, gdy musisz podkreślić coś, co jest ważne. Pomyśl o tym, jak czytelnik może zinterpretować wiadomość, kiedy ją przeczyta."

6 Zachowaj ostrożność przy użyciu humoru.

Każdy uwielbia dobry żart od czasu do czasu, ale ponieważ ton może być źle interpretowany, gdy nie odpowiadają osobiście, najlepiej zostawić żarty z wiadomości e-mail. „Zarezerwuj humor na telefon lub osobiście”, profesor pisania biznesu, David Silverman, napisał w Harvard Business Review. „W ten sposób, gdy na drugim końcu linii jest oszołomiona cisza lub po drugiej stronie stołu konferencyjnego, mogę powiedzieć:„ Myślę, że możesz nie zdawać sobie sprawy, jak zabawny uważam za siebie, a biorąc pod uwagę, że ja, ja wierz, że przestanę teraz.''

Ale poważnie: kluczowe badanie z 2005 r. Opublikowane w Journal of Personality and Social Psychology ujawnił, że chociaż nadawcy przewidzieli, że ich odbiorcy mogą dokładnie rozszyfrować swój ton 80 procent czasu, odbiorcy byli w stanie dokładnie odczytać ton 56 procent czasu.

7 Pomiń slang.

Wraz z rozwojem wiadomości błyskawicznych, skrócone formy języka angielskiego stały się bardziej używane „u” dla „ciebie” lub „chcę” zamiast „chcę.„Ale, podobnie jak humor często nie przykleja się do e-maili, slang jest podobny. Według jednej ankiety OnePoll 37 procent ludzi uważało, że użycie slangów w miejscu pracy było niedopuszczalne, a 55 procent powiedziało, że pomiń „LOL”, jeśli chodzi o e -mail z szefem.

8 Zwróć uwagę na tematykę.

Linie tematyczne są proste, ale konieczne. A ponieważ większość wiadomości e-mail jest odczytywana na urządzeniach mobilnych-55 procent, według firmy return Path-Path firmy dostarczalności e-mail-jest ważne, aby. Najlepsze są krótkie, zwięzłe i bezpośrednie linie tematyczne. Cel Twojego wiadomości e -mail powinien być jasno określony i należy go ograniczyć do pięciu lub mniej słów, ponieważ urządzenia mobilne odcinają wszelkie słowa.

9 zawiera podpis.

Czy kiedykolwiek dostałeś e -mail od kogoś i zastanawiałeś się: „Kim to jest z?„Chociaż adres nadawcy może dać ci kilka wskazówek, kim oni są, czasem to nie wystarczy. Podpis na końcu e -maila może natychmiast poinformować odbiorcę o tym, kim jesteś, co robisz i jak może się z Tobą skontaktować.

Ludzie z zintegrowanej agencji marketingowej Ocreative twierdzą, że posiadanie pudełka podpisu e -mail to „jak przekazanie osobie wizytówki za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e -mail.„Jeśli jeszcze go nie masz, dodaj podpis zawierający pełne imię i nazwisko, pozycję, numer telefonu, e -mail, stronę internetową i logo biznesowe.

10 Pamiętaj, aby pocałować (zachować to krótkie i proste).

Metoda KISS jest czymś, czego większość z nas uczyła się w szkole podstawowej, ale to nie znaczy, że jest to mniej konieczne w późniejszym życiu. Boomerang, aplikacja do wydajności e -mail, badała kluczowe metody uzyskania większej liczby odpowiedzi e -mailowych. Ich największy na wynos? Najlepiej pisać, jakbyś miał osiem lat.

Ich badania wykazały, że e-maile, które zostały napisane na poziomie czytania trzeciej klasy, były o 36 procent bardziej prawdopodobne, że zostaną odpowiedzone niż te napisane na poziomie czytania na studiach.

11 Zwróć uwagę na załączniki.

Załączniki są czasem niezbędną częścią procesu e -mail, ale powinieneś dobrze wiedzieć, jak je używać przed dołączeniem z opuszczeniem. W długich łańcuchach e -mail mogą czasem stać się niezauważone lub przeoczone, a nieoczekiwane załączniki są również nieotwarte, ponieważ biorcy są ostrożni wirusami elektronicznymi.

Najlepszym rozwiązaniem jest wywołanie załączników w treści wiadomości e -mail. Grammarly twierdzi, że najlepszym sposobem powiadomienia odbiorcy o załącznikach jest podanie wiadomości na końcu e -maila, która mówi coś według wiersza „Załączałem [pozycję]” lub „Prosimy o więcej, aby zapoznać się z załączonym [pozycją] Detale."

12 Standaryzuj swoją czcionkę.

Podczas gdy bawiąc się stylami i kolorami czcionek, może być zabawne, nie ma miejsca na jasny różowy komiks sans w profesjonalnym świecie. Jak się okazuje, użycie czcionek jest niezwykle ważne, jeśli chodzi o komunikację cyfrową, zgodnie z Colin Wheildon, Autor Typ i układ: czy komunikujesz się, czy po prostu robisz ładne kształty? „Można zdmuchnąć trzy czwarte naszych czytelników, po prostu wybierając niewłaściwy typ”, powiedział amerykańskim pisarzom i artystom.

Więc jakie czcionki powinieneś trzymać się, jeśli chodzi o e -maile? Magemail poleca Georgię, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS lub Arial.

13 Sprawdź wszystko.

Pisząc e -mail, są szanse, że popełnisz błąd; W końcu jesteś tylko człowiekiem. Jednak błędy nie są często spoglądające w przeszłość, jeśli chodzi o e -maile. W ankiecie gramatycznej z prawie 2000 respondentów 67 procent stwierdziło, że tak było nie W porządku, aby robić literówki w e -mailach, podczas gdy tylko 6 procent uważało to za akceptowalny błąd.

14 Wprowadź ostatni adres e -mail.

Najłatwiejszy sposób, aby upewnić się, że nie wysyłasz wiadomości e -mail, zanim będzie gotowy lub zanim zostanie wyczyszczony z jakichkolwiek literówek? Poczekaj, aż wszystko stanie się w kształcie napiwku przed wejściem do adresu e-mail odbiorcy. Jak wiesz, popełnienie błędów e -mail jest jednym z najłatwiejszychSposoby, aby zrobić złe wrażenie.

„Problemem jest nie tylko profesjonalizm” Karen Kessler, powiedział prezes Evergreen Partners Forbes. „Stawką jest reputacja pracownika i firmy lub organizacji. Widzieliśmy złe decyzje e-mail prowadzą do negatywnych konsekwencji dla pracowników-dismissal-i dla organizacji, a także liturygacji."

15 i potrójnie sprawdź nazwisko swojego odbiorcy.

Jednym wielkim błędem, którego powinieneś unikać, jest źle napisanie nazwy odbiorcy, więc upewnij się, że potrójnie sprawdzaj, zanim trafisz. Wiele osób postrzega akt błędu błędu nazwy jako leniwych i nierozważających, zwłaszcza Gdy prawidłowa pisownia znajduje się na adresie e -mail. Co powinieneś zrobić, jeśli przypadkowo popełnisz ten błąd? Kathryn Shanley, Właściciel My Red Pen Edyting, mówi, że natychmiastowe przeprosiny są kluczem do utrzymania Twojej wiarygodności.

16 W przypadku profesjonalnego biznesu użyj profesjonalnego adresu e -mail.

Podczas gdy osobisty adres e -mail jest w porządku w korespondencji z przyjaciółmi lub rodziną, trzymaj go z dala od profesjonalnej dziedziny biznesowej. Jest to szczególnie ważne w sytuacji konsumenckiej. Ankieta Godaddy z 2016 r. Wśród 1000 Amerykanów ujawniła, że ​​75 procent uważa, że ​​profesjonalny e -mail jest ważnym czynnikiem w zaufaniu do firmy internetowej, a 33 procent wątpiłoby w legitymację sprzedawcy, jeśli skorzysta z osobistego adresu e -mail.

„Nigdy nie zapominasz o pierwszym wraże, Steven Aldrich, powiedział w oświadczeniu. „Często Twoja pierwsza bezpośrednia interakcja z klientem odbywa się przez e -mail, a zatem wyglądanie profesjonalnie w tym kontekście jest niezwykle ważne."

17 Pamiętaj, że wszystko można udostępnić.

Niezależnie od tego, czy chodzi o przekazywanie, BCC-ining, czy po prostu miga telefonem w czyjejś twarzy, ważne jest, aby pamiętać, że wszystko, co piszesz w e-mailu, może zobaczyć ktoś inny niż zamierzony odbiorca. Dlatego cała twoja e-communizacja powinna być profesjonalna i wolna od ryzyka. W końcu e -maile mogą być nawet dopuszczalne w sądzie, więc najlepiej nigdy nie wysyłać niczego, co mogłoby zostać wykorzystane przeciwko tobie później. I aby uzyskać więcej sposobów na poprawę życia zawodowego, sprawdź 25 genialnych sztuczek do pracy mądrzejszej i nie mocniej.

Aby odkryć więcej niesamowitych tajemnic o życiu najlepszego, Kliknij tutaj Aby śledzić nas na Instagramie!