27 sposobów bycia bezstresowym użytkownikiem e-mail

Ze wszystkich rzeczy, które powodują absurdalny stres w życiu, e -mail jest zdecydowanie biggie. Biorąc pod uwagę, że jedno badanie wykazało, że 28 procent przeciętnego tygodnia roboczego spędza na czytaniu i reagowaniu na e -maile, zdecydowanie warto spróbować dowiedzieć się, jak lepiej się poradzić. Niezależnie od tego, czy są to e-maile późno w nocy od szefa, które napędzają Cię w górę ściany, czy tylko sama ilość e-maili zatykających w ogóle skrzynkę odbiorczą, oto 27 sposobów, w jakie możesz teraz zacząć być bezstresowym użytkownikiem e-mail. I aby uzyskać więcej sposobów opanowania tej sztuki, której wszyscy jesteśmy każdego dnia, zobacz 17 genialnych hacków e -mailowych, które poprawi twoje życie.

1 zrezygnować z subskrypcji. Zrezygnować z subskrypcji. Zrezygnować z subskrypcji.

Dostajesz już mnóstwo e -maili od osób, które znasz, więc wszystkie e -maile pochodzące ze sklepów, publikacji online i innych losowych miejsc tylko zaśmiecają swoją skrzynkę odbiorczą. Przejdź i zrezygnuj z subskrypcji do miejsc, na których ci się nie obchodzi. A jeśli jest ich zbyt wiele, aby mogło sobie poradzić samodzielnie, skorzystaj z usługi takiej jak Unroll.ja, który może pomóc ci pozbyć się skrzynki odbiorczej setek stresujących subskrypcji w ciągu kilku minut.

2 Trzymaj się offline podczas wakacji.

Wakacje oznacza, że ​​nie trzeba słyszeć ani jednej prośby od twojego, nawet w formie e-mailowej. Dlaczego więc nadal sprawdzasz podczas wolnego czasu? W momencie, gdy wyjeżdżasz na wycieczkę, włącz wiadomość poza zbiornikiem dla każdego, kto wysyła coś na swój sposób-i nie odważyć się Pomyśl o zameldowaniu. Jasne, menedżerowie nie są najlepsi w zapewnianiu swoim pracownikom osobistej przestrzeni, gdy są poza tym, ale masz pełne prawo cieszyć się pocztą e-mailową i bezstresową. Digital Detox, nadchodzisz. Aby uzyskać bardziej niesamowite sposoby, aby jak najlepiej wykorzystać swój e -mail, sprawdź 15 sposobów, w jakie źle piszesz e -maile.

3 Go Pen-and-Paper.

Czasami bycie bezstresowym użytkownikiem e-mail oznacza odejście od technologii i chwytanie dobrego długopisu i papieru. Według badań poza Harvard Business School, zanotowanie „listy odpowiedzi”, które przychodzące e -maile, które musisz rozwiązać. Po utworzeniu listy odpowiedz na to, na co należy odpowiedzieć, i zapomnij o reszcie.

4 Użyj funkcji „Smart Response” Gmaila.

Jeśli korzystasz z Gmaila, jednym z łatwych sposobów na uchylenie stresu z życia jest użycie funkcji „inteligentnej odpowiedzi”, która sugeruje różne odpowiedzi w oparciu o styl pisania e-mail. Zamiast wykonywać długą odpowiedź, pozwala wysłać wiadomość e -mail z powrotem do kogoś z prostym dotknięciem. Odpowiedzi wstępnie zapełnione są dość krótkie i słodkie, ale w niektórych przypadkach, dlaczego nie skorzystać?

5 Ogranicz swój e -mail do jednego urządzenia.

W dzisiejszych czasach masz dostęp do e -maila wszędzie, gdzie się odwrócisz: laptop, telefon, tablet, I Twój inteligentny zegarek (jeśli, wiesz, masz jeden z nich). Tak, to dużo powiadomień. Ankieta z Future Work Center wykazała, że ​​ci, którzy otrzymali e-maile na swoich urządzeniach, mieli wyższy poziom stresu-to po prostu zbyt dużo danych, aby jedna osoba mogła sobie poradzić i nadal pozostać rozsądnym. Zamiast tego spróbuj sprawdzić tylko swój e -mail na jednym urządzeniu, a nie wszystkie. I aby uzyskać więcej sposobów opanowania tej codziennej sztuki, nie przegap 15 zimnych otwartych wiadomości e -mail, które cię wyróżniają.

6 Sprawdź swój e -mail tylko w określonych momentach.

Jeśli sprawdzisz swój e -mail przez cały dzień, poziom produktywności spadnie, a poziom stresu wystrzeli przez dach. Zamiast tego trzymaj się tego, co znajduje się na liście rzeczy do zrobienia i otwórz tylko swoją skrzynkę odbiorczą w określonych porach, czy to co kilka godzin, czy kilka razy dziennie. W ten sposób pozostaniesz na zadaniu i nie będzie to zakłócać twoich codziennych czynności.

7 i zdecydowanie nie sprawdzaj tego rano lub w nocy.

Technologia umożliwia ludziom pracę 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, jeśli chcą: naprawdę nigdy Muszę się wyłączyć. Jednak zdecydowanie dobrze jest zachować część dnia wolnego od wiadomości e-mail. Według ludzi w Future Work Center uczestnicy ankiety powiedzieli, że sprawdzanie swoich wiadomości rano lub później w nocy zwiększyło poziom stresu. A jak to nie może? Widzisz rzeczy, które powodują większą presję ze strony szefa, znajomych i wszystkich innych w twoim życiu. Wyłączając się, w końcu dasz sobie szansę na ponowne energię.

8 Wypełnij pole „do” ostatnie.

Ile razy wysłałeś wiadomość e -mail, zanim byłeś gotowy, aby go wysłać? Lub zdałem sobie sprawę, że popełniłeś błąd po stukaniu tego przycisku? Jak każdy może potwierdzić, nie jest to dobre uczucie. Gmail ma funkcję „cofnięcia”, która umożliwia, przez krótki czas, na „pozbawienie” e -maili, ale istnieje jeden łatwy sposób na uniknięcie wpadek w pierwszej kolejności. Dopóki e -mail nie zostanie sprawdzony i gotowy do pracy, pozostaw polem „do” pustego. Następnie, kiedy ty Czy Gotowy do wysłania, możesz wpisać nazwę odbiorcy i wydać swój e -mail, bez nic złego.

9 Nie zostawiaj swojego e -maila otwartego przez cały dzień.

AE0FCC31AE342FD3A1346EBBB1F342FCB

Jeśli jesteś typem osoby, która zawsze ma otwartą wiadomość e -mail i ciągle rozprasza moje nadchodzące wiadomości, natychmiast zatrzymaj ten nawyk. Według danych ankietowych z Future Work Center ci, którzy oglądają ich e -mail przez cały dzień, doświadczyli większej presji ze strony wspomnianych e -maili. Więc utrzymuj swoje zameldowanie do minimum, aby obniżyć stres.

10 Przejdź przez skrzynkę odbiorczą w kolejności.

Często przechodzę przez skrzynkę odbiorczą, szukając najnowocześniejszych e-maili, na które należy odpowiedzieć, ale według pisarza Briana Christiana, to tylko będzie ogromny czas na czas. Zamiast tego mówi, aby zacząć od góry, a następnie zejść w dół, decydując o tym, co trzeba odpowiedzieć, a co nie, dopóki nie przejdziesz przez całą drogę.

11 Ustaw twardy przystanek.

Mówiąc, że nie sprawdzisz swojego e -maila w nocy móc Pracuj, ale wiesz, co działa jeszcze lepiej? Ustawienie rzeczywistego czasu odcięcia, którego nie możesz dłużej skanować za pośrednictwem skrzynki odbiorczej. Zamiast pozostawić regułę tak otwartą, dokładny moment na zamknięcie i cieszenie się wieczornym e-mailem, ma ogromną różnicę w poziomie stresu. I aby uzyskać więcej sposobów na rozwój i de-tech, poznaj 20 genialnych sposobów zabijania czasu bez smartfona.

12 powiadomień o ciszy.

Bez względu na to, ile razy gotów sprawdzić swój e -mail przez cały dzień, nigdy nie powinieneś mieć tych powiadomień. Bądźmy prawdziwi: zobaczenie tych Ping wyskakowanie niezaprzeczalnie cię stresuje. Po prostu je wyłączanie i utrzymanie pulpitu i telefonu trochę cichsze, czyni różnicę w Twoim samopoczuciu.

13 Zachowaj swoją skrzynkę odbiorczą w czystości i zorganizowane.

Tak jak zachowałbyś swój obszar roboczy w czystości, chcesz też zachować porządek w skrzynce odbiorczej. Według badań z University of Michigan, jednym ze sposobów zarządzania stresem e -mail jest skorzystanie z niektórych wewnętrznych organizatorów dostępnych w skrzynce odbiorczej. Utwórz foldery, aby uporządkować e -maile według kategorii, oznaczyć i ustalić priorytety e -maile oraz skonfiguruj filtry do organizowania e -maili, gdy wchodzą one do skrzynki odbiorczej.

14 Nie czytaj e -mail w weekend.

Jeśli nie poczujesz się, jakbyś pracował przez weekend, jeśli po prostu trzymasz zakładki na temat tego, jakie e -maile nadchodzą, ale robiąc to, nie pozwalasz sobie naprawdę wyłączyć i ponownie energetyzować na nadchodzący tydzień. Jeśli pokusa jest zawsze dostępna, po prostu usuń swoją aplikację Gmail z telefonu w piątek po pracy i odłóż ją w poniedziałek. (Desperackie czasy wymagają desperackich środków.) Lub skonfiguruj usługę, która zatrzymuje Twoją skrzynkę odbiorczą.

15 Zatrzymaj swoją skrzynkę odbiorczą.

Aby zatrzymać swoją skrzynkę odbiorczą, użyj narzędzia takiego jak skrzynia odbiorcza, które działa zarówno dla Gmaila, jak i Outlooka. Zasadniczo powstrzymuje to nowe e -maile, dopóki nie zdecydujesz się na ponowne pozwolenie. Niezależnie od tego, czy to w ciągu dnia, kiedy próbujesz cieszyć się weekendami, z pewnością zapewni ci spokój.

16 Skorzystaj z usług zorganizowanych przez e-mail.

Jeśli tylko patrzenie w skrzynce odbiorczej sprawia, że ​​czujesz się przytłoczony z powodu setek nieotwartych e -maili, których nadal nie przeszedłeś, skorzystaj z usługi takiej jak Sane Box. Pomaga sprzątać za pomocą skrzynki odbiorczej i organizować to, co tam jest, umieszczając ważne e -maile, w których można je zobaczyć, wysyłając rozpraszające e -maile do folder. Zasadniczo stanie się twoim BFF walczącym w stres. I aby uzyskać więcej sposobów na wydostanie się z pistoletu technicznego, poznaj 20 sposobów, w jaki media społecznościowe nas podkreślają.

17 Sortuj swoją skrzynkę odbiorczą za pośrednictwem aplikacji.

Jednym z najłatwiejszych sposobów na zorganizowanie skrzynki odbiorczej jest to, że to Sortd, co pozwala położyć wszystko obok siebie. Dzięki swojej skrzynce odbiorczej po lewej i kategorii po prawej stronie możesz przeciągnąć e-maile do różnych dostosowywanych sekcji „do zrobienia” i „kompletnego”-więc możesz uzyskać mniej stresujący wizual w skrzynce odbiorczej.

18 Nie śpij na BCC.

Czy kiedykolwiek zostałeś złapany w sieć e -maili, z którymi nie chciałeś, z jakim? Czasami, jeśli wprowadzisz między dwoma ludźmi, skończysz na ich wątku na całe życie i ciągle dostajesz ping. Jeśli kiedykolwiek jesteś jedną z osób w przodzie i w tył, zapisz trzecie koło stresu i przenieś je do BCC-„Blind Carbon Copy”-po wprowadzeniu. A jeśli to ty złapiesz w szaleństwie, zapytaj, czy inni ludzie w grupie mogą dodać Ty BCC, aby trzymać cię z dala od pętli.

19 Porozmawiaj ze swoim szefem.

Jeśli nie wiedząc, jakie oczekiwania mają twój szef na temat odpowiadania na e -maile po godzinach, stresuje Cię, porozmawiaj z nimi o tym, czego szukają w czasach odpowiedzi, mówią naukowcy z Michigan State University. Mam nadzieję, że cenią równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i nie oczekuj, że wrócisz do nich o rzeczy późno w nocy lub w weekendy, pozwalając ci w pełni zrelaksować się, gdy jesteś poza domem. A jeśli chcesz się upewnić, że konwój przechodzi płynie, przygotuj się przez Boning Up w 15 znakach, że twój szef jest psychopatą.

20 Weź „wakacje e -mailowe."

Czasami może być naprawdę trudne do zrobienia sprawy, wiedząc, że Twój e -mail jest tam czekający na skanowanie. Jeśli potrzebujesz nieprzerwanego czasu na pracę nad projektem, powiedz swojemu zespołowi, że weźmiesz e-maila Disconnecting na pół dnia, aby skupić się na tym, aby wykonać swoją pracę badacze z University of Michigan.

21 Zachowaj rzeczy zorganizowane według terminu.

Jeśli nieustannie masz pełną skrzynkę odbiorczą e -maili, na które czeka na odpowiedź, może być korzystne, aby rozpocząć organizację ich w terminie. Według eksperta ds. Marketingu i sprzedaży Zach Hanlon, organizując swoje e-maile w foldery w oparciu o priorytetów-dziś, w tym tygodniu, a w tym miesiącu lub ćwierć woli, zachowują zdrowe i mniej zestresowane. Drugie coś się pojawia, włóż go do folderu i radzić sobie z tym, kiedy musisz.

22 Użyj 3-sekundowej zasady

Nie, ta zasada nie ma nic wspólnego z jedzeniem opadającym na podłogę. Według Johna M. Grohol, Psy.D., Ludzie marnują dużo czasu, próbując dowiedzieć się, co zrobić z niektórymi e -mailami. Zamiast tego proces ten nie powinien trwać dłużej niż trzy sekundy. Aby utrzymać poziom stresu, szybko zdecyduj, czy chcesz odpowiedzieć, usunąć, archiwować lub zapisać wiadomość e -mail na później. Może się to wydawać pośpieszną decyzją, ale pomoże ci to szybciej przeorać skrzynkę odbiorczą.

23 Skorzystaj z funkcji harmonogramu.

Czasami, gdy coś nie jest pilne, nie masz ochoty od razu wysyłać e-maila. Zamiast tego pozbądź się stresu, pisząc go i planując wysłać kilka dni później, polecam ludzi z Harvard Business School. W ten sposób zdejmiesz to z klatki piersiowej, ale nadal masz trochę czasu, zanim będziesz musiał sobie z tym poradzić.

24 Zmień „nieprzeczytane” e -maile, aby „przeczytać” luzem

Po osiągnięciu pewnej liczby nieprzeczytanych e -maili nie ma powrotu: nigdy nie przejdziesz przez nich wszystkich i szczerze mówiąc, prawdopodobnie już zwróciłeś się do tych, które były bardzo ważne. Aby zmniejszyć stres wynikający z zobaczenia „3478 nieprzeczytanych e -maili” każdego dnia, zmień je na czytanie luzem. Każdy system e -mail jest inny, ale proces jest na ogół dość łatwy. (Możesz je również usunąć luzem, ale może to być nawet więcej stresująca wiedząc, że po prostu… zniknęły.)

25 Utrzymuj podział pracy osobistych.

Trudno jest utrzymać rzeczy prosto, gdy masz pracę i osobiste e -maile w jednym miejscu. Według eksperta ds. Wydajności Pauli Rizzo, dlatego powinieneś spróbować swojego absolutnie najtrudniej, aby je oddzielić. „W ten sposób będziesz w różnych myślach, kiedy patrzysz przez każdy z nich. Ułatwia to zarządzanie, gdy znasz rodzaje wiadomości e -mail, które zobaczysz, zanim jeszcze otworzysz swoją skrzynkę odbiorczą. To również znacznie ułatwia priorytety ” - mówi.

26 Zapraszam do zignorowania niektórych e -maili.

Może się wydawać przerażające ignorowanie e -maili, ale wierzcie lub nie, nie, wszystko należy odpowiedzieć. Jeśli weźmiesz go od badaczy Harvard Business School, jest to łatwy sposób na pozbycie się stresu: jeśli coś jest To ważne, jest to coś, co znów się pojawi.

27 Nie rozstrzygaj konfliktów na e -mail.

Pojezdlenie go przez e-mail może brzmieć o wiele lepiej niż robienie tego twarzą w twarz, ale nigdy nie kończy się dobrze. Według badań z University of Michigan, złym pomysłem jest rozwiązanie konfliktów w skrzynce odbiorczej i spowoduje tylko większy stres w końcu. Zamiast tego spotkaj się osobiście, albo zadzwoń do nich, aby poradzić sobie w bardziej skuteczny sposób. Aby uzyskać więcej niesamowitej mądrości biurowej, poznaj 60 najlepszych 60-sekundowych hacków produktywności.

Aby odkryć więcej niesamowitych tajemnic o życiu najlepszego, Kliknij tutaj Aby zarejestrować się w naszym bezpłatnym codziennym biuletynie!