15 sposobów, w jakie źle piszesz e -maile

Jeśli chodzi o komunikaty z czasów cyfrowych, nikt nie udostępnia wszechobecności dobrego, staromodnego e-maila. Wszyscy uczestniczyć w e -mailu. W rzeczywistości, zgodnie z danymi zebranymi przez Radicati Group, firmę badawczą zorientowaną na technologię, zbiorowo odpalamy prawie 270 miliardów e-maili na dzień. Pisanie e-maili to tak twarda, pieczona część codziennego życia, że, jak chodzenie, rozmowa i oddychanie, powinna być już dla wszystkich drugiej natury. Innymi słowy, nie ma usprawiedliwienia do niepoprawnego opracowania e -maila.

A jednak wiele e -maili jest pełnych błędów. (Założę się, że z tych 270 miliardów solidnych 260 miliardów należy do tej kategorii.) Potulne linie tematyczne, nieuczciwe pozdrowienia, niewłaściwe wybory czcionek-OH, a nawet nie zaczynaj mnie od podwójnej przestrzeni (Lub podwójny łącznik). Tak, jest wiele rzeczy, które możesz spieprzyć w procesie pisania wiadomości e-mail. W tym miejscu znajdziesz najczęstszych przestępców-----------------czy też nauczysz się, jak je naprawić. Gdzie wcześniej nie było wymówki, jest Naprawdę Nie ma teraz wymówki. I aby uzyskać więcej niesamowitych porad dotyczących życia w biurze, poznaj 25 genialnych sposobów pokonania wypalenia biurowego.

1 Podpisujesz się z niczym innym, jak „najlepszym."

Z poważaniem. Dzięki. Najlepiej jak potrafię. Lub po prostu nic. Istnieje niezliczone podpisy e-mail do wyboru. Ale używając wielu typowych, takich jak te cztery, ryzykujesz, że jest zbyt formalny, zbyt zimny, zbyt faux-sincere lub odpowiednio (odpowiednio) (odpowiednio). Zagraj w bezpieczne miejsce, trzymając się sprawdzonego czasu To, co najlepsze. Według Patricii Napier-Fitzpatrick działa to dla każdej sytuacji, a ląduje w centrum formalnego schematu Venna. Krótko mówiąc, to najlepszy zakład.

2 Używasz obcych słów w łańcuchach.

Po rozpoczęciu rozmowy nie ma potrzeby Cześć Lub Drogi Lub Dzięki Lub to, co najlepsze. (Podwójnie, jeśli pracujesz w zwartym biurze, gdzie rozmowa jest czymś więcej niż tylko koniecznością chłodzącą wodą.) Pozostanie i wledycje po prostu zagracają Twój e -mail i przerwać przepływ rozmowy. Na pewno zacznij od nich każdy łańcuch, ale porzuć je tak szybko, jak to możliwe.

3 Przechodzisz o liczbę słów.

Według badań 40 milionów E -maile biznesowe, prowadzone przez ludzi z Boomerang, aplikacji do produktywności, ma idealną długość e -maili sprzedaży. Aby uzyskać maksymalną skuteczność, upewnij się, że Twój e -mail nie jest krótszy niż 50 słów i nie dłużej niż 125. (Tak, obejmuje to cztery do sześciu słów, których używasz Cześćs i do widzeniaS.;.

4 Jesteś podwójny.

Aby natychmiast się starzeć, umieść dwie przestrzenie na końcu każdego zdania. Praktyka podwójnej przestrzeni, którą zobaczysz tylko w e-mailach prawników, lekarzy i twoich dziadków-zobowiązanych jako mandat składowy w XIX wieku. W tamtych czasach atrament może miks. Dodatkowa przestrzeń służyła jako poduszka jasności, że tak powiem, aby czytelnik wiedział na pewno, że zdanie się skończyło.

Era cyfrowo funkcjonalna nie potrzebuje podwójnej przestrzeni. W rzeczywistości wydawnictwo, gazeta i czasopisma wycofywały praktykę podwójnego punktu widzenia w 1940, Po nadejściu dyrektora IBM, najwyższego poziomu maszyny do pisania. Ludzie, to rok 2018. Powinieneś odstąpić od swoich zdań. Ten.

Nie.  Tak jak.  Ten.

5 masz podwójne hyfowanie.

Em -Dash (jeden z nich: -) to rzecz, którą próbujesz zrobić. Uderz w zmiana, Alt, i łącznik (ten: -) klucze jednocześnie.

6 Używasz niewłaściwego podpisu mobilnego.

Z pewnością widziałeś kilka podpisów e-mailowych godnych uwagi, z których większość pochodzi z zawsze pracującego tłumu. ("Wysłane z telefonu komórkowego. Proszę wybaczyć każdemu tpyos ”, to klasyk.) Nie rób tych samych pułapek. Jeśli wystrzeliwujesz e-maile z drogi, powiedz to wielkie. Według Ben Dattner, Trener wykonawczy, najlepszy mobilny podpis e -mail, jaki możesz mieć, jest tak proste, jak: „Wysłane z drogi.„Jest jasne, skuteczne, a nawet z dodatkową zaletą wywoływania powietrza nonszalancji przypominającego Kerouaca.

7 Zła kopię.

Jeśli kopiujesz tekst z zewnętrznego dokumentu Word-A Word lub arkusza kalkulacyjnego Excel, powiedz, że chcesz wyczyścić dowolne formatowanie przed trafieniem wysłać. W przeciwnym razie Twój tekst pojawi się w skrzynce odbiorczej odbiorcy. Aby wyczyścić formatowanie, jeśli jesteś jednym z miliardów użytkowników Gmaila, zaznacz tekst, którego potrzebujesz, i uderz w małe pole „TX”. Znajdziesz to po prawej stronie Opcje formatowania pasek narzędzi. (To jest przycisk, który wygląda tak: A.) AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

8 Zdecydowanie piszesz błąd wiadomości ooo.

Jak radzi Jane Scudder, profesor z Lojyla University Chicago Business School, jest jeden i tylko jeden format, który należy śledzić, gdy opracowujesz wiadomość poza zbiornikiem:

Dziękuję za Twój e-mail. Jestem ooo od wtorku, 12 czerwca do piątku, 15 czerwca bez dostępu do e -maila. Jeśli jest to pilne, prosimy o kontakt [Osoba, która jest poniżej w łańcuchu poleceń lub, jeśli go masz, niedługo dostosowane imienia asystenta z e-mail] na [ich adres e-mail]. W przeciwnym razie odpowiem na wszystkie wiadomości po powrocie.

Aby uzyskać szczegóły na poziomie NITPICK, takie jak to, czy zakończyć wiadomość ostatniego dnia, czy też pierwszy dzień, czy dołączyć numer telefonu, który nie jest właściwy, skonsultuj się z naszymi szczerze zbyt Kompleksowy przewodnik w tej sprawie.

9 Pieprzasz mocowania.

Nigdy nie przeciągnij i upuszcz załączniki obrazu na e -mail. Podczas procesu można było wymiary lub rozmiar pliku obrazu, co oznacza, że ​​odbiorca może otrzymać niższą rozdzielczość (brzydka i pikselowana) wersja zdjęcia. Zamiast tego skieruj się do ikony klipu papierowego w e -mailu i znajdź i prześlij plik w ten sposób.

10 Nie jesteś hiperlinking.

Rzucanie adresów URL przypadkowo do ciała e -maila jest brzydkie, uciążliwe, a przede wszystkim łatwe do naprawienia. Po prostu podkreśl tekst, który chcesz hiperłącz, uderz dowódca, i wklej adres URL w polu, które pojawia się. Wtedy twój tekst będzie wyglądał tak.

11 Używasz zbyt wielu okresów.

Język ewoluuje w czasie, ale nie tylko odnoszę się do słów o znaczeniach rtęciowych lub przejściowych zwrotach, które zostały utracone w historii. Zmienia się również interpunkcja. Weźmy na przykład okres. Przez wieki oznaczało, że zdanie się skończyło i nic więcej. Był całkowicie pozbawiony jakiejkolwiek substancji lub emocji poza tym.

Ale w dzisiejszych czasach, jak zauważyli naukowcy zarówno na uniwersytetach Binghamton, jak i Rutgers, zakończenie wyroku w okresie może zejść jako w najlepszym razie Curt, a w najgorszym. (Chociaż nie potrzebujesz nauki, aby powiedzieć ci, że każde „to w porządku." albo nie.„Otrzymujesz, że wydaje się, że jest sztuk.) Tak więc, chyba że jest to formalny e -mail, zminimalizuj wykorzystanie okresu. Używaj mniej znanych interpunkcji, elipsy, przecinków, okrężnicy i półkolonów, aby połączyć swoje myśli.

12 Robisz te tematyczne linie.

Większość skrzynek odbiorczych e -mail na komputerze odcina wyświetlacz linii tematu przy 60 znakach. Jednak na smartfonach ten wyświetlacz jest odcinany z liczbą znaków nawet 25, w zależności od urządzenia. (Większe ekrany, podobnie jak te na iPhonie 8 Plus, pojawią się do 30 znaków.) Aby upewnić się, że cała linia tematu jest odczytana, utrzymuj krótkie i słodkie. Aha, i nie zapomnij o tym wypełnić. Niewiele rzeczy jest bardziej ostrożnych niż otrzymanie e -maila „(bez przedmiotu)” od nieznajomego.

13 Używasz niewłaściwej czcionki.

Helvetica jest banalna. Times New Roman jest wyniosły. Komiks bez… .po prostu nie. Podczas opracowywania e -maili trzymaj się podstawowego: bez Serif. Jest nieuzbrojony i łatwy do odczytania. Ponadto czcionka renderuje w każdej przeglądarce internetowej, więc Twoja wiadomość zostanie dostarczona zgodnie z przeznaczeniem, z nienaruszoną całą stylizacją czcionki (kursywa, odważna, podkreślająca to coś), dla twojego odbiorcy.

14 Wepchasz wszystko w jeden akapit.

Zgięcie całego tekstu jest nieestetyczne i, w zależności od tego, jak mówisz, zdezorganizowany do mylącego stopnia. Postępuj zgodnie z tą zasadą: każdy akapit powinien mieć jeden punkt, a każdy punkt zasługuje na swój własny akapit (nawet jeśli jest to tylko jedno zdanie). Odpowiednio rozbij swój tekst.

15 Robisz literówki.

Stać cię na więcej.

Aby odkryć więcej niesamowitych tajemnic o życiu najlepszego, Kliknij tutaj Aby zarejestrować się w naszym bezpłatnym codziennym biuletynie!