17 sztuczek zarządzania e -mail, które poprawi twoje istnienie

Według badań przeprowadzonych przez Workfront, opartego na chmurze dostawcę zarządzania, średnia u.S. Pracownik ma w swojej skrzynce odbiorczej 199 nieprzeczytanych lub nieotwartych wiadomości e -mail. Jeśli ta postać brzmi wysoko, szczęście, a jeśli brzmi nisko, może być czas, aby nadać Twojemu stylowi komunikacji. Co ważniejsze, nie musi tak być. Podczas gdy e-mail stał się synonimem czegoś, co jest przytłaczające, czasochłonne i żmudne, nie jest za późno, aby sprostać rozliczeniom jako szybki, prosty i bezbolesny sposób komunikowania się ze sobą.

Klucz do zarządzania swoją skrzynką odbiorczą z czujnością-zna sztuczki handlu. Faktem jest, że istnieje cały zestaw wszelkiego rodzaju narzędzi, które zostały opracowane przez lata przez podobnie myślących e-maili, którzy próbują walczyć z drogi spod ich nieprzeczytanej poczty. Ale zanim będziesz mógł skorzystać z tych sztuczek, które mają skrzynkę odbiorczą-musisz dowiedzieć się, czym są. Tak więc bez zbędnych ceregieli, zaokrągliliśmy 17 najbardziej sprytnych, bezsensownych i bardzo niezbędnych sztuczek, aby raz na zawsze poradzić sobie z dzikimi skrzynki odbiorczej.

1 Zagraj w grę e -mailową.

Gra e-mail to gra online, która jest podpisywana w twoich kontach e-mail, które zarządzają zabawą w skrzynce odbiorczej. Zasadniczo przechodzi przez twoje e -maile, prosząc o podjęcie działań w każdym z nich jako kliknięcia zegaru, utrzymując wynik w oparciu o liczbę e -maili, na które odpowiedzisz natychmiast, a nie odkładasz później. Chociaż gra może zostać zatrzymana, pozwalając ci dostać się do e-maili w bardziej spokojny sposób, jest to świetny sposób na podjęcie podniecenia i rywalizacji-w skądinąd suchym zadaniu.

2 usprawniaj z sortd.

Czy kiedykolwiek żałuj, że Twoje konto e -mail było po prostu mądrzejsze? Cóż, sortd jest takie. Oprócz umieszczenia konta e-mail na bardziej przyjaznej stronie internetowej, zawiera także funkcje, które pomagają pozostać na szczycie obciążenia pracą. Należą do nich przypomnienia, widżety, które pomagają usprawnić listę rzeczy do zrobienia, a nawet funkcja śledzenia, która pozwala zobaczyć, kiedy Twoje wiadomości zostały otwarte. Pozwala także łatwo dzielić się w grupie, dzięki czemu projekty zespołowe są bardziej płynne.

3 Zintegruj swoje adresy e -mail.

Kiedykolwiek chciałem zdywersyfikować konta e-mail, tworząc społeczność, firmę i konto osobiste, na przykład, ale obawa, że ​​to sprawi, że zmienia się między nimi kolejne frustrujące zadanie do rozwiązania? Nie jesteś sam. Na szczęście Shift, bezpłatna aplikacja do pobrania, umożliwia zintegrowanie wszystkich adresów e-mail z jednym eleganckim, łatwym oknem na oczach, dzięki czemu przełączanie między nimi jest tak proste, jak kliknięcie Trackpad. Jako bonus integruje również funkcjonalność wyszukiwania, co oznacza, że ​​możesz przejrzeć całą swoją twórczość komunikacji jednocześnie dla tych komunikacji, które znajdują się na granicy biznesowej i osobistej.

4 Porzuć podpisanie.

Na początku e -maila formula. Jednak teraz, gdy wszyscy zostali zalani e -mailami w sposób, który z pewnością nie byłby możliwy z fizyczną pocztą, zasady się zmieniły.

Po pierwsze, nie jest już potrzebny. Nadal mogą być używane do bardziej formalnej komunikacji, a przy wprowadzaniu siebie, ale poza tym nie ma potrzeby poświęcania czasu na decydowanie między „najlepszym” a „ciepłem.„Mówiąc po prostu, nie minęło to.

5 Sortuj swoje wiadomości za pomocą priorytetu.

Sanebox to kolejny pomocny oprogramowanie, które, choć nie za darmo (plany zaczynają się od 59 USD za rok), może być tego warte. Zasadniczo pozwala ci sortować e -maile na podstawie ich pilności, w tym „teraz”, „później”, a dla tych notatek, które nigdy nie muszą widzieć światła dziennego, „Czarna dziura."

6 Wdrożyć metodę Ohio.

Jeśli wahasz się podczas otwarcia e -maili, metoda Ohio jest dla Ciebie. Oznacza to „obsługa tylko raz” i pozostawia trzy opcje: odpowiedz, usuń lub złożył odpowiednio. Oznacza to brak przewijania, mówiąc sobie, że „dojdziesz do tego później”-ponieważ prawda jest taka, że ​​prawdopodobnie nie będziesz.

7 Utrzymuj to zwięzły.

Chcesz szybciej wyprowadzić e -maile? Spróbuj ograniczyć się do ustalonej liczby słów w swojej odpowiedzi. Choć na początku może się to wydawać wstrząsające, im mniej słów używasz w komunikacji, tym więcej czasu będziesz mieć na rękach. Jednak nie pozwól, aby swój impuls wrzucił zabezpieczające słowa, takie jak „może” i „Myślę”, aby zmiękczyć to, co może wydawać się językiem Curt przy pierwszym wydaniu.

8 Zapisz szablony wiadomości.

Jeśli często wysyłasz tę samą wiadomość (powiedzmy, aby potwierdzić zakup lub potwierdzić subskrypcję), zapisz ten szablon w folderze stacjonarnym i wyciągnij go w razie potrzeby. Jeśli nie musisz zbytnio myśleć w e -mailu, nie powinieneś też poświęcać w to tyle czasu. Biorąc pod uwagę, że pracownicy spędzają do 28 procent swojego tygodnia roboczego, po prostu zarządzając swoją skrzynką odbiorczą, może to zaoszczędzić szokującą ilość czasu i zmarnowaną wydajność w ciągu roku. AE0FCC31AE342FD3A1346EBBB1F342FCB

9 Opróżnij śmieci na koniec każdego dnia.

Opróżnianie śmieci może być stresujące-po tym, jak już go nie ma, zniknie na dobre. Jeśli jednak e -mail jest naprawdę pilny i przypadkowo go zniszczysz, nie popełnij błędu: osoba próbująca się skontaktować.

Jeszcze lepiej, opróżnienie śmieci pod koniec dnia pomaga upewnić się, że e -mail jest ładny i pusty, gdy sprawdzisz go rano, i możesz ograniczyć strach, który czujesz, gdy otwierasz tę skrzynkę odbiorczą na początku dnia.

10 Użyj wskaźnika na koniec-myszy.

Umieszczenie EOM na końcu tematu-„Koniec wiadomości”-łączy osobę, której wiadomość nie musi być otwarta: niezbędne informacje zostały już przekazane. To świetny oszczędność, gdy e -mail jest używany jedynie jako przypomnienie. Użyj go i zachęcaj także do innych. Brak konieczności otwierania jednego e -maila może nie wydawać się ogromnym oszczędnością czasu, ale sumuje się.

11 Usuń wiadomości, których nie przeczytasz najpierw.

Zanim coś otworzył, usuń te e -maile, które oczywiście nie są warte czasu. Biorąc pod uwagę, że do 45 procent wszystkich e -maili to spam, ale niekoniecznie dotarcie do folderu spamu, zdecydowanie warto porzucić część tego bałaganu. Oczyszczając część pędzla, sprawisz, że reszta zadań e -mail jest trochę mniej stresująca. A jeśli chodzi o stres, każde zmniejszasz liczbę.

12 Zrób foldery plików, które pasują.

Większość adresów e-mail jest wstępnie załadowana z kilkoma folderami, śmieciami, zarchiwizowanymi i tak dalej-a czasem nawet kilka specjalistycznych, takich jak podróż, osobista lub biznesowa. Chociaż są to świetne miejsce na rozpoczęcie, jeśli chodzi o organizację e -mail, nie powinny one być jedynymi, na których polegasz, aby organizować swoje wiadomości. Chociaż nadal możesz korzystać z wcześniej istniejących folderów, pamiętaj, aby dodać własne, aby usprawnić wyszukiwania. Twórz foldery do komunikacji osobistej, kontaktów PR, a nawet wiadomości ze szkoły dla dzieci i możesz zachować ważne informacje, które zawierają, bez pozostawiania tych wiadomości, aby zatykać Twoją skrzynkę odbiorczą.

13 Ustaw przypomnienia.

Boomerang to kolejna aplikacja do pobrania, która może usprawnić tę skrzynkę odbiorczą w mgnieniu oka. Początkowo znana jako Baydin, nowa nazwa jest bardziej odpowiednia dla jej funkcji: umożliwianie użytkownikom wyrzucania wiadomości e -mail z zasięgu wzroku, tylko po to, aby wrócili, gdy ich potrzebujesz. Bezpłatna aplikacja będzie wysyła wiadomości w Twoim imieniu w określonych datach-Say, w przypadku cotygodniowych przypomnień lub miesięcznych rachunków i może usuwać wiadomości z skrzynki odbiorczej. Ponadto może przypomnieć o kontynuowaniu wiadomości, które już wysłałeś.

14 Użyj niestandardowych skrótów i odpowiedzi w puszkach.

Nie można zaprzeczyć, że reakcje w puszkach mogą brzmieć roboty. Jednak spersonalizowana reakcja w puszkach może być narzędziem oszczędzającym czas, które nie poświęca twojej osobowości. Obserwuj swoją wcześniejszą komunikację, aby zobaczyć, z jakich wyrażeń używasz najbardziej, i utwórz ich dokument, aby zaoszczędzić czas. W rzeczywistości dla użytkowników Gmaila ta funkcjonalność jest zbudowana prosto w programie pocztowym, może zapamiętać frazy, których najczęściej używasz w wiadomościach i pozwala na wstawienie ich po prostu poprzez naciśnięcie klawisza TAB.

15 Usuń po przekazaniu.

Czasami otrzymujemy wysyłane e -maile, których tak naprawdę nie należy do nas zwrócić. Może dotyczy kogoś innego w firmie lub współlokatora, który płaci rachunki za prąd. Tak czy inaczej, musi być przed czyjąś gałkami ocznymi, a nie naszymi. Zamiast po prostu przekazywać i zapominać, usuń cały łańcuch po przekazaniu wszelkich istotnych informacji. To nie jest Twoja firma, więc dlaczego powinien zajmować miejsce w swojej skrzynce odbiorczej?

16 Skorzystaj z funkcji archiwum.

Jeśli Twój e -mail jest już obciążony nadmiarem wiadomości, dobrym pierwszym krokiem jest zanurzenie się i po prostu usunięcie wszystkiego. Większość z nich prawdopodobnie nigdy nie poradzisz sobie w tym momencie, a osoba, która czekała na odpowiedź, prawdopodobnie zapomniała. Jeśli nie możesz się zmusić do przeprowadzki, archiwaj to-to jest lepsze niż nic, i zbliży cię o krok do mitycznej skrzynki odbiorczej zero."

17 Odpisz się do rzeczy, których nie czytasz.

Kiedykolwiek subskrybuj biuletyn-lub inne zwykłe e-mailowe podmuchy tylko po to, aby się z nim zakochać, ale nadal otrzymują wiadomości, które robią niewiele więcej niż flądra w dolnej części skrzynki odbiorczej? Kiedykolwiek robiłem to 10, 20 lub, nie wiem, 200 czasy? Jeśli tak, jesteś w dobrym towarzystwie. Może dlatego bezpłatna aplikacja, rozwijaj.Ja, złapałem taki przyczółek na rynku. Po pobraniu, rozwdź.Algorytm Me gromadzi wszystkie twoje subskrypcje e -mail, umożliwiając łatwe sortowanie i/lub rezygnację z subskrypcji. Ponadto ich funkcja „ROLUP” oferuje przystojny format do przeglądania ważnych biuletynów, które lubisz. Jest też niezwiązany: usługa jest dostępna na wszystkich urządzeniach.

Aby odkryć więcej niesamowitych tajemnic o życiu najlepszego, Kliknij tutaj Aby śledzić nas na Instagramie!