17 genialnych hacków e -mailowych, które poprawi twoje życie

Sześć punktów trzy. Tak wiele godzin, zgodnie z ostatnimi badaniami zleconymi przez giganta technologicznego Adobe, że Amerykanie wydają średnio na e -maile każdego dnia. Innymi słowy: spędzasz całość trzeci o twoim przebudzeniu przyklejonym do Twojej skrzynki odbiorczej, odpowiadając na wątki wiadomości, które, szczerze mówiąc, można by zostać wymienionym na pięciominutowym czacie IRL. Coś musi dać.

Na szczęście uzyskanie tego, co należy dać, to w wielu przypadkach tak proste, jak naciśnięcie przycisku. Wdrażając serię wypróbowanych i prawdziwych taktyk, możesz ograniczyć swoje godziny spędzone na e-mailu. Pomyśl tylko: ile czasu zaoszczędziłbyś, gdybyś nigdy więcej ręcznie pobrać załącznik? A co, jeśli możesz wyciągnąć pośpiesznie zdanie e-maila z eteru, oszczędzając czas (i panikę!) spędził na przygotowaniu e -maila „Przepraszam, nie chciałem wysłać tego”?

Tak, wszystkie te internetowe jujitsu jest możliwe. Poniżej zbliżyliśmy 17 najlepszych hacków e-mailowych, łączących życie, łączące życie, wzmacniające wydajność. Więc czytaj dalej, bo ta fatowana skrzynka odbiorcza zero czeka. I więcej sposobów, aby jak najlepiej wykorzystać 6.3 godziny, nie przegap 15 e -maili biznesowych na zimno, które cię wyróżniają.

1 masowo rezygnacja z subskrypcji.

Dobrze jest założenie, że Twoja skrzynka odbiorcza jest tak zagracona jak starszy akademika podczas finałów. To także dobry zakład, że większość tego bałaganu jest spowodowana codziennymi lub cotygodniowymi e -mailami od sprzedawców detalicznych, organizacji i innych biuletynów, które mogłeś zapisać przez lata. Za pomocą Unroll.Ja, możesz wyśledzić wszystkie listy, które możesz być włączany-i zrezygnować z subskrypcji od każdego, z czego nie chcesz otrzymywać informacji. W rzeczywistości jeden Najlepsze życie Redaktor był w stanie użyć Upiroll.ja, aby wskazać aż 135 subskrypcji. Ile pojawiysz się? I ilu możesz się bez zrobienia?

2 Włącz skróty klawiaturowe.

Wszyscy znamy podstawowe skróty klawiatury. (Komenda-A: Zaznacz wszystko. Komenda-C: Kopiuj. Komenda-P: Wklej. Itp.) Ale użytkownicy Gmaila mają możliwość włączenia zaawansowanego zestawu skrótów. Najpierw idź do Ustawienia. Kliknij na ogólny patka. Mniej więcej w połowie zobaczysz Skróty klawiszowe opcja domyślnie wyłączona. Włącz go, a uzyskasz dostęp do tych łatwych klawiszy:

• C: Rozpocznij nową wiadomość
• Zmiana-C: Rozpocznij nową wiadomość w nowym oknie
• D: Rozpocznij nową wiadomość w nowej karcie
• F: Prześlij wiadomość
• #: Usuń wiadomość
• Zmiana-I: zaznacz wiadomość jako czytanie
• Zmiana-U: Oznacz wiadomość jako nieprzeczytaną
• Komenda-S: Zapisz wiadomość

3, a następnie zautomatyzuj.

Jeśli masz problemy z zapamiętywaniem tego kompendium skrótów klawiatury, Keyrocket, wtyczka Google Chrome, przypomnie ci podczas pisania. (Oczywiście nieinwazyjnie.) I Aby uzyskać więcej sposobów, aby zostać maszyną do wydajności, poznaj 15 sposobów podwojenia wydajności w połowie czasu.

4 Użyj hashtagów.

Tak, naprawdę podpisane narzędzie organizacyjne mediów społecznościowych również działa na adres e -mail. Wrzuć hashtag lub dwa na końcu podpisu-część e-maila, która jest ogólnie przycięta, więc odbiorcy nie zobaczą ani nie ocenili twojego „#workhardplayhard”-na łatwe wyszukiwanie. Po prostu wpisz hashtag w polu wyszukiwania u góry skrzynki odbiorczej, a pojawiasz się w nim każdy e -mail.

5 Włącz opcję „Unsend”.

Wszyscy tam byliśmy: opracowujesz wiadomość e -mail, wysyłasz go do eteru i natychmiast zdajesz sobie sprawę, O nie, Ta wiadomość nie była gotowa wysłać. Okazuje się, że możesz przywrócić swoje wiadomości z krawędzi, instalując pomocne opóźnienie. Na przykład na Gmailu przejdź Ustawienia, Następnie ogólny. Znajdziesz przycisk cofania Jako piąta opcja. Włącz to. Możesz wybrać z rozwijanego menu 10-sekundowych odstępów; Dyktują, ile czasu masz, zanim Twoja wiadomość zostanie wysłana na dobre.

6 Ustaw tę funkcję na 10 sekund.

Wskazówka: jeśli używasz wiadomości e -mail jako de facto usługa komunikacji błyskawicznej, zalecamy ustawienie przycisk cofania do 10 sekund. W ten sposób twoje odpowiedzi nie zostaną wysłane na pół minuty opóźnienia. Nie, 30 sekund nie brzmi zbyt wiele, ale ujrzmy to w ten sposób: jeśli Twoja usługa IM wybrana (Slack, Gchat, Facebook Messenger-cokolwiek!) utrzymywał każdą wiadomość wychodzącą przez tak długo, twoje kontakty szybko rosłyby.

7 lub po prostu wypełnij pole „do” ostatnie.

To dobry nawyk do adopcji, ludzie. (Patrz poprzednie dwa slajdy.)

8 Użyj tego znaku.

„W przypadku e -maila, który zaczyna się od powitania„ cześć ”lub„ cześć ”, zamknięcie, takie jak„ najlepsze ”, byłoby konsekwentne”, mówi Patricia Napier-Fitzpatrick, Założyciel i prezes Etiquette School of New York. „„ Najlepsze ”, choć nadużywane, jest jednym z najbezpieczniejszych zamknięć w ogóle, ponieważ jest ono obrzydliwe i powszechnie odpowiednie.„Zgadza się: pomimo szalejącego nadużycia„ Best ”to najlepszy sposób na podpisanie wiadomości e -mail.

9 i ten podpis e -mail.

Przynajmniej kiedy jesteś w drodze, będziesz chciał zrezygnować z irytujących, uroczych zwrotów („Proszę wybaczyć wszelkie literówki.„” Wysłane z mojego 1.21 Gigawatt procesor.„” Wysłane z mojego iPhone'a-rozważ środowisko przed wydrukowaniem.„) Zamiast czegoś prostego, eleganckiego, prostego do punktu:„ Wysłane z drogi." Według Ben Dattner, Trener wykonawczy, sprawdza wszystkie te pudełka, jednocześnie przywołując klimat w stylu Kerouac. Nic dziwnego, że jest to podpis e -mailowy smartfon.

10 i ta wiadomość poza zbiornikiem.

Według Jane Scudder, Profesor z Lojyala University Chicago's Chicago's Business School, kiedy wypełniasz wiadomość poza zbiorami, jest to format, który należy:

Dziękuję za Twój e-mail. Jestem ooo od wtorku, 12 czerwca do piątku, 15 czerwca bez dostępu do e -maila. Jeśli jest to pilne, prosimy o kontakt [Osoba, która jest poniżej w łańcuchu dowodzenia lub, jeśli go masz, nazwisko asystenta do kawy] na [ich adres e-mail]. W przeciwnym razie odpowiem na wszystkie wiadomości po powrocie.

Aby uzyskać szczegóły na poziomie NITPICK, takie jak to, czy zakończyć wiadomość ostatniego dnia, czy też pierwszy dzień, czy dołączyć numer telefonu, który nie jest właściwy, skonsultuj się z naszymi szczerze zbyt Kompleksowy przewodnik w tej sprawie.

11 Zmień gęstość wyświetlania.

Użytkownicy Gmaila mogą wybierać spośród trzech różnych gęstości wyświetlania dla swojej skrzynki odbiorczej: wygodne, przytulne i kompaktowe. Gęstość wyświetlacza wpływa tylko na to, ile białej przestrzeni istnieje między każdym komunikatem w wyświetlaczu skrzynki odbiorczej. To niewiele więcej niż kwestia preferencji, ale pomyśl o tym, cóż, no cóż, terminu. Wygodne są jak podwójne odstęp.

12 Nie zapomnij archiwizować.

Możesz wyeliminować e -maile ze swojej skrzynki odbiorczej bez konieczności całkowicie ich usuwania z istnienia za pośrednictwem folderu śmieci. Poprzez „archiwizacja” poszczególnych wiadomości, natychmiast zostaną ukryte przed twoją skrzynką odbiorczą i wszystkich twoich folderów. Ale nadal możesz je wyśledzić, jeśli to konieczne, za pośrednictwem funkcji wyszukiwania. Na Gmailu możesz natychmiast archiwować wiadomości po otwarciu ich, klikając małe „x”, które pojawia się obok linii tematu.

13 Postępuj zgodnie z dwoma minuty reguły.

Zasada zajmująca się produktywnością wszystkich pasków, jest pewnym sposobem na stres związany z pocztą e-mailową. Oto jak to działa: jeśli możesz odpowiedzieć i zapomnieć o e -mailu w dwie minuty lub krócej, od razu zajmij się tym. Jeśli nie, odrzuć go na później.

14 Prowadź swoje odpowiedzi e -mailowe.

Aby ograniczyć czas spędzony przyklejonym do ekranu, który pochłonął giełdą w jamie i do tyłu, wyznacz godziny dnia jako okresy „odpowiadające e-maile”. (Może minęła godzina rano i 90 minut po południu. Może to trzy godziny po obiedzie. Cokolwiek działa dla Ciebie!) Następnie odpowiadaj tylko na e-maile w tych ramach czasowych nigdy poza nimi. AE0FCC31AE342FD3A1346EBBB1F342FCB

15 OPID E -maile po 140 znakach.

Tak, podobnie jak tweet (lub przynajmniej tweet Revolution Pre-280). Jak Andrew Torba, Dyrektor generalny GAB, sieci społecznościowej, doradzał w średnim poście, najlepiej zachować e -maile tak krótkie, jak to możliwe. „Chciałbym pomóc Ci rozwiązać problem x. Robię Y i Z zasugerował, że się połączymy. Czy możesz rozmawiać?„Nie ma potrzeby kwiecistych pozdrowienia.

16 Ustaw załączniki do automatycznego pobierania.

Jeśli to, to (IFTTT), aplikacja optymalizująca e-mail, może pomóc w ustaleniu konkretnego „języka”, że tak powiem, to spowoduje, że przyciągnie kilka haseł typu Middleman. Na przykład: Jeśli przychodzący e -mail ma załącznik, IFTTT automatycznie pobiera go na dysk Google.

17 Nie odpowiadaj na e -maile po godzinach.

Nie jest tajemnicą, że Amerykanie są przepracowani-i jak ujawniło to badanie Adobe, wiele z tych przepracowania pochodzi z częstego e-maila. Dlatego na początku tego roku członkowie rady miasta Nowy Jork wprowadzili rachunek, który sprawiłby, że firmy wymagałyby od pracowników sprawdzania wiadomości e-mail po godzinach.  (Inspiruje się to obecnie ustawą o książkach we Francji, w której firmy z pracownikami większymi niż 50 muszą ustalić ścisłe wytyczne dotyczące pracy po godzinach, w przeciwnym razie stoją przed karami finansowymi.)

Aby odkryć więcej niesamowitych tajemnic o życiu najlepszego, Kliknij tutaj Aby zarejestrować się w naszym bezpłatnym codziennym biuletynie!